Szerokie zastosowanie szaf kartotekowych

Tendencja do cyfryzacji nie wyklucza konieczności przechowywania ważnych dokumentów w formie papierowej. Niektóre dokumenty są potrzebne pracownikom każdego dnia, inne muszą być przechowywane przez długi czas. Oba wymagają zorganizowanego systemu archiwizacji. Może w tym pomóc metalowa szafka na dokumenty.

Jak wyglądają szafy kartotekowe?

Dziś trudno sobie wyobrazić biuro, bibliotekę czy jakąkolwiek firmę bez zorganizowanej szafy na dokumenty. W najbardziej wyszukanych pomieszczeniach znajdują się specjalne szafy kartotekowe, które pozwalają na oszczędne gospodarowanie przestrzenią. Dzięki znacznikom umieszczonym na drzwiach szuflad znacznie szybciej znajdziesz potrzebne dokumenty.

Szafy kartotekowe są zazwyczaj wykonane z materiałów ognioodpornych i mają solidne połączenie między drzwiami a ścianami, co zapobiega uszkodzeniu dokumentów w czasie pożaru.

Zostały one zaprojektowane w taki sposób, aby ich moduły można było dopasować do każdego układu pomieszczenia. W ten sposób można przechowywać dużą liczbę dokumentów przy minimalnym wykorzystaniu miejsca.

Tradycyjnie metalowe szafy na akta są wyposażone w zamek, który chroni materiały przed kradzieżą. Przechowywanie w nich spełnia zatem wysokie wymagania w zakresie bezpieczeństwa.

Szafy kartotekowe do przechowywania istotnych dokumentów

Metalowe szafy na dokumenty są przeznaczone na dokumenty formatu A4, A5, a nawet A1 i A0. Umożliwiają one układanie materiałów zarówno w pionie, jak i w poziomie, w postaci pojedynczych arkuszy lub całych folderów, tzn. można zorganizować inteligentny system przechowywania z wieloma sekcjami i podsekcjami. Pozwala to zaoszczędzić znaczną ilość czasu potrzebnego na poszukiwanie informacji, a tym samym zwiększyć wydajność firmy.

Dzięki różnorodności rozmiarów i wzorów pudełka te są doskonałe zarówno dla dużych, jak i małych firm. Jednak zapotrzebowanie na nie wśród dużych przedsiębiorstw jest większe. Na przykład metalowe szafy kartotekowe są najczęściej kupowane do archiwów i biur, działów kadr i księgowości, bibliotek itp.

Takie szafy na akta są w większym stopniu instalowane w takich organizacjach jak:

Administracji i innych instytucji publicznych;
Biura i wydziały ubezpieczeń społecznych;
Biuro paszportowe;
Policja;
Kancelarie notarialne;
Centra medyczne;
Instytucje edukacyjne;
Biblioteki i muzea;
Fundacje komercyjne i non-profit;
Instytucje finansowe i banki;
Organizacje zajmujące się planowaniem przestrzennym;
Firmy budowlane.

W metalowej szafie w bibliotece znajdują się usystematyzowane karty z informacjami o autorach, tematach i dziełach. W biurze paszportowym przechowywane są dokumenty potwierdzające tożsamość obywateli. Bez dobrze przemyślanego systemu przechowywania potrzebne informacje po prostu zagubiłyby się w natłoku papierów.

Często metalowe szafy kartotekowe są wykonywane zgodnie z indywidualnymi wymaganiami klienta. Na przykład mogą istnieć różne rozmiary komórek, przegród, formaty drzwi itp.

Główną zaletą tych szaf jest ich modułowy format, tzn. klient sam określa przestrzeń, jaką będzie zajmował, oraz liczbę przegródek. Dzięki temu są one oszczędne zarówno pod względem finansowym, jak i przestrzennym - pracownicy nie muszą już pracować w ciasnych pomieszczeniach ani przepłacać za czynsz z powodu źle zaprojektowanego wnętrza.

Zalety metalowej szafy kartotekowej

Głównym powodem, dla którego warto kupić metalową szafkę na dokumenty, jest to, że zapewnia ona bezpieczeństwo wszystkich dokumentów. Wykonana jest z mocnego, ognioodpornego materiału, który chroni zawartość przed uszkodzeniami mechanicznymi, a przede wszystkim przed pożarem.

Ponadto, przechowując dokumenty w tych pudłach, można mieć pewność, że ich kolor, wydrukowany tekst itp. zostaną zachowane przez dłuższy czas.

Podstawowa wersja takich szaf zawiera:

Metalowa ramę;
Prowadnice do szuflad;
Wysuwane szuflady;
Zamek z kluczykiem;

Urządzenie zapobiegające wysuwaniu się szuflad (urządzenie, które uniemożliwia jednoczesne otwarcie wszystkich szuflad).

Metalowa szafa na dokumenty z szufladami ma wiele zalet:

Niezawodność i funkcjonalność;
Długi okres eksploatacji i łatwość montażu i konserwacji;
Niewielki ciężar; łatwość przenoszenia;
Kompaktowe opakowanie, które ułatwia transport;
Eleganckie wzornictwo, które pasuje do każdego wystroju wnętrza;
Nie ulega wpływowi światła słonecznego ani cieczy;
Odporność na uszkodzenia mechaniczne;
Optymalna wilgotność powietrza wewnątrz szafy;

Metalowa szafa na dokumenty będzie pasować do wnętrza każdego biura tak dokładnie, jak to tylko możliwe, ponieważ jej modułowy format pozwala na tworzenie różnych wariantów.